ODPOWIEDŹ GIODO

Z 16 LIPCA 2015 R.

W SPRAWIE PRZECHOWYWANIA DANYCH

W AKTACH OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 ze zm.) określa jedynie ogólne zasady przetwarzania danych osobowych, zaś ich uszczegółowienie niejednokrotnie znajduje się w innych – branżowych – przepisach prawa, regulujących działalność określonych podmiotów i instytucji. (…) Tym samym ustawa odsyła do przepisów szczególnych, którymi w tym przypadku są przepisy regulujące przetwarzanie przez pracodawcę zarówno danych pracowników, jak i kandydatów do pracy. Zatem to ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz rozporządzenia wydane na jej podstawie powinny być wzięte pod uwagę w opisywanym przypadku. Ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach, w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. Jak zostało zresztą zauważone w pytaniu, dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków.